A importância do impulsionamento cultural dentro do setor de controladoria jurídica

Endiara Braga Rizzo

O papel do coordenador em uma equipe de controladoria jurídica é fundamental para o estabelecimento e a promoção de uma cultura organizacional sólida e eficiente. É grande importância entender as diversas dimensões dessa cultura, incluindo organização, prevenção, auditoria, inovação, padronização e levantamento de dados para estudos baseados em métricas. Falando em uma função cuja a base é controle, organização e muita responsabilidade, o coordenador precisa estar atendo e sempre a par de entender se os colaboradores de sua equipe têm sensação de pertencimento através da cultura aplicada no dia a dia e lutar para que todos possam manter sempre os valores profissionais individuais em fit cultural com o setor e organização a qual faz parte.

1. Organização

A organização é a espinha dorsal de qualquer setor de controladoria jurídica. Um coordenador eficiente deve garantir que todos os processos sejam bem estruturados e documentados. Isso não só facilita o fluxo de trabalho, mas também assegura a conformidade com as normas internas estabelecidas pela cultura geral seja do escritório ou da empresa se for o caso de jurídico interno e também certificar-se de que as regulamentações vigentes estão sendo aplicadas de forma correta.

Benefícios: Melhoria na eficiência operacional, redução de erros e retrabalho, e maior clareza nas responsabilidades de cada membro da equipe.

Ferramentas: Utilização de softwares de gerenciamento de processos e de documentos para manter a organização e facilitar o acesso às informações.

2. Prevenção

A prevenção de riscos é um dos pilares do setor de controladoria jurídica. O coordenador deve promover uma cultura onde a identificação e a mitigação de riscos sejam práticas constantes.

Benefícios: Redução de litígios, minimização de perdas financeiras e proteção da reputação da organização.

Métodos: Implementação de políticas e procedimentos de padronizados, treinamento contínuo da equipe e monitoramento constante de possíveis áreas de risco.

3. Auditoria

A auditoria interna é crucial para garantir que todas as operações estejam de acordo com os padrões estabelecidos. O coordenador deve incentivar a realização regular de auditorias para identificar e corrigir possíveis falhas. Usando os acertos para parabenizar a equipe, entendendo que a equipe pode se engajar mais quando os acertos são reconhecidos de forma honesta.  Necessitando também trazer a mesa os erros para aprendizado e renovação dos procedimentos, a fim de corrigir falhas já reconhecidas, não as deixando ocorrer novamente.

Benefícios: Detecção precoce de irregularidades, melhoria contínua dos processos e aumento da transparência e engajamento da equipe que estará trabalhando de forma mais segura.

Práticas: Estabelecimento de cronogramas regulares de auditoria, uso de checklists e auditorias independentes para uma visão imparcial.

4. Inovação

A inovação é essencial para manter o setor de controladoria jurídica atualizado e competitivo. O coordenador deve fomentar um ambiente onde novas ideias e soluções tecnológicas sejam bem-vindas. Deixar que a equipe se sinta a vontade para trazer a qualquer momento uma nova ideia, uma nova solução e uma nova forma de realizar um procedimento que pode estar necessitando de uma nova revisão. Com esta abertura, cria-se um ambiente seguro, onde os colaboradores entendem que toda ideia é bem vinda e será tratada com toda a atenção e prestigio merecido.

Benefícios: Aumento da eficiência, redução de custos e melhor adaptação às mudanças no ambiente legal e regulatório.

Estratégias: Investimento em tecnologia jurídica (Legal Tech), promoção de uma cultura de aprendizado contínuo e incentivo à participação em conferências e workshops.

5. Padronização

A padronização de processos é fundamental para garantir a consistência e a qualidade das operações. O coordenador deve trabalhar para criar e manter padrões que sejam seguidos por toda a equipe. Este pilar se completa juntamente com o pilar de auditoria. Será através da auditoria, que a equipe terá certeza de que ter procedimentos padronizados, minimiza riscos. Embora algumas padronizações sejam deveras maçantes, entendendo que seguindo a risca o padrão, o colaborador tem a segurança de que seu trabalho será entregue sem erros, evitando assim desconfortos em sua carreira.

Benefícios: Melhoria na qualidade dos serviços, maior previsibilidade dos resultados e redução de variabilidade nos processos.

Implementação: Desenvolvimento de manuais de procedimentos, treinamento regular da equipe e monitoramento constante da aderência aos padrões.

6. Levantamento de Dados para Estudos Baseados em Métricas

A utilização de métricas e dados é crucial para a tomada de decisões informadas. O coordenador deve promover a cultura de coleta e análise de dados para melhorar a performance do setor. As métricas só serão possivelmente exatas, caso a padronização aconteça, pois só se consegue extrair relatórios do que está certamente registrado dentro de seu padrão, podendo ser extraídos os relatórios de forma rápida, para que sejam tomadas as decisões de forma eficaz. 

Benefícios: Tomada de decisões baseada em dados, identificação de áreas de melhoria e demonstração clara do valor do setor para a organização.

Ferramentas: Uso de softwares de análise de dados, dashboards de performance e relatórios periódicos internos (indicadores que munem todos os setores com informações individuais) e externos (indicadores do trabalho realizado pela organização sendo enviado ao cliente).

O coordenador de controladoria jurídica desempenha um papel vital na promoção de uma cultura organizacional robusta e eficiente. Ao enfatizar a organização, prevenção, auditoria, inovação, padronização e o uso de dados para estudos baseados em métricas, o coordenador não só melhora a eficiência e eficácia do setor, mas também contribui significativamente para o sucesso individual de cada um de sua equipe, levando assim inevitavelmente ao sucesso geral da organização.

REFERÊNCIAS

PORTUGAL, Fabio Marchiorato. EU CONTROLLER_. Impressão. Curitiba: Editora Casa Editorial, 2021.

ALBINI, Samantha. CONTROLADORIA JURÍDICA: para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. 2. Impressão. Curitiba: Juruá, 2014.