Estratégias para mitigação de riscos e prevenção de litígios na controladoria jurídica

Mariana Silva Amaro

 

A controladoria jurídica é o setor responsável por otimizar os fluxos internos de um escritório de advocacia, atuando como um suporte ao setor técnico em âmbito administrativo. Para tanto, a controladoria possui como função principal a gestão eficiente da produção jurídica, otimizando processos internos, garantindo maior segurança e satisfação. 

Luis Fernando Conduta (2012, p.50) assevera que a controladoria possui uma grande relação com a tomada de decisão organizacional, em virtude do seu encargo de conceder subsídios importantes, para respaldar o processo decisório, demonstrando grande relevância nas atividades organizacionais.  

Ao realizar o monitoramento e gerenciamento dos prazos processuais em um só local, através de mecanismos internos e softwares de gestão jurídica a controladoria possibilita uma diminuição dos riscos intrínsecos a relação processual como perda de prazos, pagamento equivocado de guias ou de depósitos em contas distintas.

Ademais, a controladoria jurídica é o setor responsável por desenvolver em conjunto com a diretoria os fluxos e diretrizes a serem seguidas no escritório que irão facilitar a rotina de trabalho dos controllers, advogados e demais colaboradores, esses mecanismos contribuem para aumentar a segurança do escritório na condução das ações. 

A elaboração e o respeito aos fluxos que uma demanda dentro do escritório é o principal fator para se salvaguardar riscos operacionais, pois para a realização de um trabalho de excelência destaca-se a importância de registrar todo o empenho do advogado na condução da demanda, como o tempo gasto, os documentos utilizados, as estratégias e os prazos. 

O escritório pode estabelecer, ainda, algumas disposições como fluxo de correção, checagem, prazos internos ou especiais para demandas classificadas como sensíveis, a depender da área de atuação e da necessidade do cliente a fim de fornecer um serviço de qualidade e personalizado. 

Além dos apontamentos anteriores, as auditorias internas, revelam-se como um instrumento apto para verificar a eficácia das diretrizes e fluxos estabelecidos no escritório; assim como, seu correto cumprimento por todos os colaboradores e, ao final estudar a necessidade de realização de alteração ou adaptação. Com o refinamento do serviço, o objetivo é garantir uma diminuição nos riscos e consequentemente futuros litígios. 

Com a implementação de uma controladoria jurídica voltada não apenas para acompanhamento processual, mas sim com uma abordagem proativa e bem planejada os profissionais operadores do direito poderão se antecipar, reduzir erros e omissões e assim prevenir eventuais conflitos aos clientes. 

Não bastando, atualmente, se utilizando de ferramentas digitais, para realizar análises de informações processuais, tendências jurisprudencial, alterações legais e com a emissão de relatórios sobre o status do cliente, a controladoria contribui em uma análise de dados mais assertiva propiciando segurança para a elaboração de um plano de ação. 

Por fim, para se obter sucesso na condução das demandas, ressalta-se o importante papel realizado pela controladoria como elo entre os setores do escritório de advocacia, fomentando a comunicação, distribuindo e repassando as demandas de forma rápida e eficiente.  

Ante o exposto observa-se que o papel da controladoria jurídica dentro de um escritório de advocacia é fundamental para uma redução significativa de riscos operacionais e na prevenção de litígios, através do controle dos prazos, demandas, documentos e informações; proporcionando maior agilidade, eficiência e principalmente segurança no serviço realizado, favorecendo, assim, o melhor resultado para o escritório e para os clientes. 

REFERÊNCIAS

Conduta, Luis F. Controladoria estratégica. Disponível em: Minha Biblioteca, Editora Saraiva, 2021. Acesso em: 24 maio 2024.